会议执行过程的事情很多，参会的人员形形色色，组织者要对会议过程进行拿捏把控，因此就需要制定意外事件处理预案来应对会议过程中的突发、紧急事件。那么意外事件易发生在哪些地方呢?怎么有针对性地制定意外事件处理预案呢?西安会议公司为您排忧解难。
一、西安会议、年会人员安排
与会的重要来宾、主持人、主讲人缺席，他们可能会因为生病、其他重要事项而无法出席会议，或者因为交通堵塞，而无法准时到达现场。
处理预案：
1、及时准备后备人选;
2、西安会议开始前与他们保持联系沟通，确保人员到位，做到情况的心中有数，安排接待工作人员及时反馈交通、航班天气的变化;
3、及时调整会议前后顺序，例如增加提问时间及演出歌手曲目等等，以应对某发言人的缺席。
二、西安会议、年会场地安排
活动场地可能会出现的意外情况有：因其突发安排，使预定的会议室无法按时提供;参会人员订房不足;会议场地的设备突出现故障，如空调系统故障、网络系统故障等;停车场地不足，等等。
处理预案：
较大型的活动的场地出现意外，最难处理，因为通知已经发出，大批参会人员已经赶过来了，很难做到另选一个备选地点，因此，场地在选择时，一定要选择有信誉的地方来降低出现意外事件的可能性，一旦出现意外，及时为大家及时提供备选场地及转移交通工具。
三、西安会议、年会辅助设备保障
影音辅助设备也较易出现问题，如投影、LED大屏的灯泡突然不亮;电力不足，音响系统故障，等等。
处理预案：
在活动筹备时，一定要了解影音辅助设备的状况，保障设备能够及时补位，确保能及时找到设备维护的人员，必要的情况下，必要时要有备选设备。
四、西安会议、年会其他意外情况应变
其他可能存在的问题，如参会人数不足，或超过预期的突发安全事故，等等。