以室内会议为例，在签订合同的情况下，首先要确定物料的进场时间，提前进入会场是否有额外支出费用?从场地哪个门进入会场?物料运输车辆是否可以进入到会场门外?如果车辆只能只能停靠在距离会场较远的位置，那么此时就牵扯到工人的搬运费用,这些都是西安会议公司需要注意的。
在物料进场前，西安会议公司工作人员需要提前了解会场参数，例如会场长宽高、是否有吊顶立柱、动力电的有限负荷等等。同时，表明会场位置的指示牌也是必不可少的关键道具，大到酒店门外的LED水牌引导牌，小到指引卫生间方向的指示牌落实这些微小的细节是开启一场成功会议的钥匙，这也是西安会议公司专业度的完美展现。
最后的几个细节，1.在会场所在酒店满房的情况下，落实周边其他酒店安排住宿。2.周边是否有餐厅可供参会人员进餐。3.距会场最近的医院位置以防有突发情况发生。4.夜间能否在会场内施工，以防打扰到周边居民,做到万无一失。
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