一场会议活动的完美举办，需要注意事项很多。尤其是准备工作非常繁琐，那么如何在这些繁琐的准备工作中缕出头绪来，我们西安会议公司就给您讲讲如何准备一场会议活动及相关注意事项。
一、会前准备
1、 会议内容要充实，安排好会议议程。
2、
会议工作要细化，落实到人。事无巨细，谁负责陪同接站以便陪聊;谁负责买水果点心，要方便吃的;谁负责检查会场，查看条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖灰杯、茶水等;谁负责接待，安排领导住位置好的屋子……
3、 会议计划要缜密，列清日程、工作安排等。提前联系发言人，为领导准备讲话稿。
4、 会议地点要有特色，不要千篇一律的宾馆、会议室。最好选在环境优雅、适宜游览的地方。
5、 会议留出游玩时间。劳逸结合，效率第一，兼顾品味。
6、 会议资料提前制好，发到与会者手中，并附资料清单，方便查询、自行安排。
7、 关于会议事宜提前沟通，力争会前解决难点，使会议通畅进行。
8、 请领导或德高望重的人出席会议很重要，使会议提高档次并有凝聚力。
9、 核心团队额外补助可以起一定的激励作用。
二、会议期间(广义)
1、 与每位与会者沟通，及时了解他们的需求。
2、 会议秉承工作第一，休闲第二的原则，力争使会议要解决的问题在会议期间解决，会节省很多以后的时间。
3、 安排早上叫早，晚上送水果，人与人之间需要关怀。
4、 正式开会，严格遵守会议时间及发言时间，主持人很重要。凡事讲原则会使人觉得很正规。
5、 会议座次最好按发言顺序，变动不要过大，尤其是圆桌会议，以方便摄像。
6、 会议摄影要抢抓镜头，不能不好意思，不能怕影响什么，摄影最大，过去的就成为历史。
7、 会议工作人员要互相补台。虽然提前安排好每个人的工作，难免会出现变数，这时需要团队成员互相帮助，互相提醒。
8、 会议期间，晚上浏览会议计划，勾出未完成的工作。
9、 请速记作会议记录，很方便并省时间。
三、会后收尾
1、 正式会议结束，做好陪同游玩工作。
2、 做好与会人员的退房工作，不能忘记收回房卡及需要的反馈材料，并安置好不能及时离开的与会者。
3、 做好送站工作，统筹规划，合理利用人力物力。
4、 会议照片如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便。
5、 收拾好带到会议的物品，避免忙中出错，遗漏东西。
我们西安会议公司将继续为您的会议会展活动提供全方位的支持。全国服务热线：400-700-5261.