1、场地的物料出入证件
大多数场地处于安全考虑，都需要办理相关的证件，比如说施工证，这些证件办理起来不难，只要有工人的身份证和照片等相关资料就可以了，要注意的是一定要提前联系场地物业，提前办理，要是因为证件问题进不了场，那这场会议可就太窝心了。
2、物料进场和撤场的时间
会议场地在酒店和商场时，就要注意物料进场和撤场的时间，这是因为怕影响日常的营业，所以会规定10点以后进场，当然这个时间并不是所以得酒店或商场的规定时间，具体时间一定要问清楚物业，避免早到后无法进场。
3、进场和撤场时的物料盘点
物料的盘点的重要性大家都知道，这是由于进场卸下物料后发现遗漏某些物料，可以尽快联系仓库送过来，不至于耽误舞台搭建和会议活动的进程。会后撤场的盘点是防止物料遗漏或丢失。
4、物料运输和装卸的安全问题
物料的安全问题体现在运输和装卸上，千万不要因为省事而将物料装载的超重，以及其他的一些违规驾驶操作;因为会议所用的物料大多都很重，一不小心就会伤到人，所以在物料装卸、搬运过程中要注意安全。
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