会议是各个大公司大企业甚至是国家重要机构部署战略方针及工作重点的必要手段之一，会议的执行水平和会场的质量对会议效果起到至关重要的作用。我们将其量化为三个重要的步骤：前期筹备，会议服务，会后总结，将其纳入标准化流程，希望对西安会议服务公司和西安会议接待公司的服务有帮助和促进作用。
西安会议公司-会议前期筹备：
1.落实会议方案，会议方案是需要和组会方沟通的必要过程，其内容包含：会议时间，会议地点，参会人数，会议名称，出席领导名单，会议具体安排以及宣传册。会议的方案需要把繁琐的程序简单明了化，增强方案的可实施性。方案在得到主办方的认可后，需要组织西安会议公司的执行人员召开会议，对具体的执行项目落实到位。
2.会议通知，在会议通知的过程中需要掌握好两点原则：一是提前通知，使参会领导合理有序的安排好其他事情，不至于匆忙参会。二是时间和地点准确，在发通知的时候一定需要告知参会人员准确的地点，甚至精准到几楼以及会议室的名字，时间方面需注明某年某月某日，以免发生歧义。
3.参会人员，需要提前和参会人员进行邮件甚至电话沟通工作，并记录事假，病假人员名单，及时报告组会方。
4.出席领导，通知出席领导，最好用到短信或邮件形式，内容包括：会议地点，会议时间等，为确保领导能及时参会，在会议当天还需用手机短信提示。
5.预定会场，在会议地点和会议时间确定之后，需要和酒店会场联系沟通，预订房间，与订会场及参会人员的工作餐，并提前做好前期准备工作，例如：横幅的制作，X展架的制作，易拉宝的制作等等。
6.会议证件，证件的大小，图案需要和主办方提前沟通，从凸显本次会议内容，易于辨别的原则来设计制作。
7.主讲台的布置，主讲台的布置是需要综合考虑的，需从会议内容，主办方的工作性质，主讲台的尺寸，参会人数等等。
8.检查会场的灯光、音响，其中包含了，手持话筒，鹅颈麦的数量及摆放位置，会议前需检查麦克风通话是否正常，会前10分钟再次检查麦克风，以确保万无一失。灯光的摆放角度及灯光效果在进场前需提前调试完毕，如有需要投影仪的也需要提前调试PPT及切换画面。
9.座位图及座签，在确定了参会人员的名单后，需合理安排会场座次。这点需要提前和主办方沟通，在确认无误后，需要编排座位图及座签，一定反复的核对，杜绝出现重复或者人名的错别字。
10.会议用车，在大型会议需要用到车辆时，需要专业的人员来负责车辆的调度和安排，车辆较多时需要对车进行编号和分类。
11.媒体报道，需要用到媒体报道的大型会议，有必要提前安排和通知媒体单位，并携带相关单位证明及工作证件，把相关记者名单上报主办方。
12.会场安保人员，提前和会场方沟通好安保情况，防止会议期间出现意外，遇到级别过高或者规模较大的会议，可提前与交警部门协调。
13.电力的供应，在会议前期有必要和会场的电力部门沟通，以确保在会议期间的正常用电，在会议召开过程中需要安排专业人员巡场，以便对应突发情况。
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